Списание основных средств в унитарных предприятиях

Содержание страницы:

ВНИМАНИЕ! Вы используете устаревший браузер Opera /10.5

Данный сайт построен на передовых, современных технологиях и не поддерживает версии.

Настоятельно Вам рекомендуем выбрать и установить любой из современных браузеров. Это бесплатно и займет всего несколько минут.

Почему нужно поменять браузер Opera /10.5 на другой?

Браузер Opera /10.5 является не просто браузером старой версии, а устаревшим браузером, браузером старого поколения. Он не может предоставить все возможности, которые могут предоставить современные браузеры, а скорость его работы в несколько раз ниже! Opera /10.5 не способен корректно отображать большинство сайтов.

Если по каким либо причинам Вы не имеете доступа к возможности установки программ, то рекомендуем воспользоваться «portable» версиями браузеров. Они не требуют инсталляции на компьютер и работают с любого диска или вашей флешки: Mozilla Firefox или Google Chrome.

Ignore and continue

СAUTION! You are using the out-of-date browser Opera /10.5

This site is built on the advanced, modern technologies and does not support Opera /10.5.

It is insistently recommended to you to choose and establish any of modern browsers. It is free of charge and also will take only some minutes.

Уничтожаем бухгалтерские документы

  • Полухина Марина | руководитель Департамента методологии и консалтинга ЗАО «Деловой Профиль», действительный член Палаты налоговых консультантов России и ИПБ Московского региона, д.э.н.

И зучим правила исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. Рассмотрим исключения из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации ­(здания – 31 год и др.). Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии ­проведения проверки (ревизии)». Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами (причем зачастую не одним, а несколькими). В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно. Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы. Если все-таки принимается такое решение, необходимо выбрать те из них, ­уничтожение которых не повлечет за собой неприятностей при ­возможных ­проверках.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

Общее правило для хранения.

. бухгалтерских документов

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные Перечнем Минкультуры РФ 1 , к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня личные карточки ­работников следует хранить в течение 75 лет 2 .

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

. срок хранения налоговых документов

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень. Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса (например, в письме Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум:

  • Переченем Минкультуры,
  • Законом о бухгалтерском учете и
  • Налоговым кодексом РФ.

Причем необходимо грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, подлежащих уничтожению, чтобы в будущем не попасть впросак, когда проверяющие органы вдруг потребуют предоставить им ­некоторые из уже уничтоженных документов.

Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов. Она создается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился.

В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации. На его основании производится ­уничтожение первичных документов.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: с помощью шредера, огня, сдачи в качестве вторсырья. Наиболее «ценные» документы, содержащие конфиденциальную информацию (их обычно меньшинство) лучше уничтожать самостоятельно и безвозвратно (например, сжигать или ­шредировать), а основную массу можно и на вторсырье отдать.

Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Исключения из общего правила

Товарная накладная и счет-фактура

Начнем, казалось бы, с простого примера. Допустим, организация приобрела материал и получила в марте 2014 года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство.

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения № 4, п. 22 разд. II Приложения № 5 и п. 13 разд. II Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Отсчет срока хранения для счета-фактуры в обоснование налогового вычета по НДС начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использован в последний раз. Вспомним, что НДС рассчитывается поквартально, и мартовская счет-фактура участвует в расчете НДС за I квартал 2014 г. Поэтому в данном случае срок хранения можно начинать отсчитывать с 01.04.2014, закончится он по истечении 4 лет, то есть 31.03.2018. Но в середине года документы не уничтожают, а хранят до конца года (т.е. до 31.12.2018) и только потом отражают в акте к уничтожению.

Надо принять во внимание, что вычет по НДС можно произвести по приобретенным товарам только после принятия их на учет (п. 1 ст. 172 и ст. 171 НК РФ). Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения – накладную – также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры (до 31.12.2018).

В целях бухгалтерского учета товарная накладная (обычно применяется по унифицированной форме № ТОРГ-12) является первичным учетным документом, и срок ее хранения составляет не менее пяти лет. Поэтому для бухгалтерского учета в данном примере срок ее хранения более длительный. Срок хранения начинает отсчитываться после года, в котором она использовалась для составления отчетности, то есть с 01.01.2015, и заканчивается 31.12.2019.

Как видим, у одного документа (накладной) может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться (в данном случае для целей налогового учета – 31.12.2018 и для целей бухгалтерского – 31.12.2019). Тогда выбираем максимальный из них – 31.12.2019.

Казалось бы, все понятно. Но жизненная ситуация может усложниться.

Срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, если правом на налоговый вычет воспользовались позже

У налогоплательщика может отсутствовать реализация в каком-то квартале (налоговом периоде по НДС). В результате суммы начисленного НДС отсутствуют, а суммы для принятия НДС к вычету есть, например, суммы НДС с арендной платы, приобретенных материалов и т.д.

Официальное мнение налоговых органов таково, что нельзя принять НДС к вычету в периоде отсутствия реализации у налогоплательщика (письмо Минфина РФ от 14.12.2011 № 03-07-14/124).

Хотя справедливости ради отметим, что в письме ФНС РФ от 28.02.2012 № ЕД-3-3/[email protected] изложено противоположное мнение. Ему же вторят постановление Президиума ВАС РФ от 03.05.2006 № 14996/05 (в нем указано, что реализация товаров (работ, услуг) не является в силу закона условием применения налогового вычета) и постановление Десятого арбитражного апелляционного суда 12.07.2012 по делу №А41-41514/11. Но в этом случае организации не избежать налоговой проверки, так как по итогам налогового периода (квартала) в декларации по НДС она ­отразит сумму НДС, исчисленную к возмещению из бюджета.

Не хочется налоговой проверки? Что делать? Вспомним о том, что налоговый вычет по НДС – это право налогоплательщика, а не обязанность. И он может воспользоваться этим правом в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода (п. 2 ст. 173 НК РФ и письмо Минфина РФ от 30.04.2009 № 03-07-08/105).

Другими словами, если воспользоваться условиями примера, организация может применить налоговый вычет по НДС по полученному счету-фактуре в течение трех лет начиная с 01.04.2014, например, через год в I квартале 2015 года. В результате данной операции сроки ­хранения по документам должны отодвинуться тоже на год:

  • по счету-фактуре, датированному мартом 2014, – с 31.12.2018 на 31.12.2019;
  • по товарной накладной – с 31.12.2019 на 31.12.2020.

Если бы мы воспользовались правом на вычет НДС еще позже, например, в III квартале 2016 года, то:

  • счет-фактуру пришлось бы хранить до 31.12.2020;
  • а товарную накладную – до 31.12.2021.

Если счет-фактура получен позже товара и накладной

Такая же ситуация по расчету срока хранения документов возникнет у организации, когда она получает счет-фактуру по приобретенному товару (услуге, работе) в более позднем налоговом периоде, чем период получения самого товара и товарной накладной. Но при этом важным условием для вычета является подтверждение более позднего факта получения счета-фактуры – им может стать конверт со штемпелем ­почтового ­отделения.

Сроки хранения первичных документов, подтверждающих в данном случае факт получения материала, также отодвигаются (например, накладная). Ведь одним из условий налогового вычета по НДС, как мы ­говорили выше, является факт принятия материала на учет.

Если купленный материал отдан в производство на следующий год

Допустим, организация приобрела материал в марте 2014 г. (как в нашем первом, самом простом примере), накладную и счет-фактуру получила тогда же, но отдала материал в производство в следующем году – в январе 2015 г. Тогда и сроки хранения первичного документа (товарной ­накладной) также следует сдвигать на год – в ­бухгалтерском и ­налоговом учете.

В этом случае налоговый вычет по НДС произведен ранее. И отсчет срока хранения счета-фактуры ведется с марта 2014 г. То, что материал передан в производство в более поздние сроки, отражается только на ­производственном процессе, а не на подтверждении права вычета по НДС.

Если материал получен, но не оплачен

Бывает и так, что материал поставлен вместе со всеми документами (накладная, счет-фактура), но он остался неоплаченным.

По истечении срока исковой давности (три года) задолженность списывается. Тогда срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность, – в общем случае семь лет (три года исковой давности плюс четыре года по правилам налогового учета). Иначе нечем будет подтверждать сумму задолженности и дату возникновения долга (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 по делу № ­А11-2321/2011 и ФАС ­Поволжского округа от 03.10.2012 по делу № А72-7995/2011).

Но не забудьте, что перед годовой бухгалтерской отчетностью проводится инвентаризация, в том числе и задолженностей. В случае подписания акта сверки с поставщиком срок исковой давности начинает отсчитываться заново, т. е. с даты подписания акта. В результате он может сдвигаться ежегодно и таким образом длиться до бесконечности, то же самое ­происходит и со ­сроком хранения документов (накладной и счетом-фактурой).

У организации, отгрузившей товар, но не получившей оплаты, аналогичная ситуация – «зеркальное отражение». Ей тоже придется хранить документы «до бесконечности» при подписании ежегодных актов сверки. Тем более что могут возникнуть встречные проверки со стороны ­налоговых органов.

Приобретение основного средства (амортизация)

Организация приобрела ценное имущество с длительным сроком хранения, например, здание и установила срок его полезного использования 31 год. В течение этого срока будет начисляться амортизация по данному основному средству, значит, акт приема-передачи и иные документы, связанные с покупкой здания, должны храниться в течение данного срока, и только после его окончания начнется отсчет четырехлетнего срока хранения ­документов по ­НК РФ. В результате срок хранения ­документов ­составит 35 лет.

В противном случае сложно будет доказать экономическую оправданность расходов, а также данных по основному средству (сроки ввода в эксплуатацию, первоначальную стоимость, амортизацию) при проверке, проводимой налоговой инспекцией (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009, № КА-А40/1255-09 по делу № ­А40-32554/08-129-101).

Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам

В письме Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 указано: в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Убыток выявляется на предприятии по окончании года (налогового периода) и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год. Поэтому она должна хранить все документы по произведенным расходам, а также ­полученным доходам за тот год (налоговый период), когда получен ­убыток.

По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток. Если этого не сделать, то перенос ­убытков ­будет считаться неправомерным.

Такой подход можно встретить в судебных решениях, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 02.03.2006, 26.02.2006 № КА32-А40/785-06 и Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12. Есть и другая судебная практика, которая не согласна с данной точкой зрения: постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 по делу № А32-8964/2007-12/190 и ФАС Северо-Западного округа от 22.11.2004 по делу № А56-10982/04.

У вас есть два пути: хранить документы по максимуму либо быть готовыми к битвам в судебных инстанциях, исход которых не гарантирован.

Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара (затопления, хищения), а от налоговых органов пришло требование об их представлении?

Финансовое ведомство считает, что они должны быть восстановлены (письмо от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Есть судебные решения с аналогичной позицией (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2010 № ­09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК по делу № А40-4800/10-115-55), где суд пришел к выводу, что руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат ­восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В то же время в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 по делу № А28-1129/2007-3/21 суд пришел к выводу, что уничтоженные пожаром документы, запрошенные потом налоговым органом, организация не смогла предоставить, потому что она не имела реальной возможности это сделать в установленный срок. Налоговому органу было отказано в части взыскания штрафных санкций.

Есть и другие случаи, когда судьи вставали на сторону налого­плательщиков (постановления ФАС Московского округа от 25.06.2010 № ­КА-А40/6480-10, ФАС Поволжского округа от 25.06.2010 по делу № ­А55-967/2011).

Однако если налогоплательщик не сможет подтвердить, что у него на момент получения требования документы отсутствовали, то штрафа не избежать (постановление ФАС Московского округа от 28.04.2009 № ­КА-А40/3228-09). Здесь пригодятся любые документы от компетентных органов, которые подтвердят факт затопления (акт о затоплении и / или справка из обслуживающей организации), пожара (акт о пожаре, полученный от пожарной службы), ограбления, взлома (справка из ­полиции) и т.п.

Суды считают штраф обоснованным и в случаях, когда после утраты документов налогоплательщик не предпринял мер по их восстановлению (постановление ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).

Документы уничтожены, а требование пришло

Может сложиться такая ситуация, когда организация взвесила все «за» и «против», приняла решение об уничтожении документов, ­оформив все должным образом, а налоговый орган требует их представления.

Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.

В постановлении ФАС Уральского округа от 14.10.2011 № Ф09-6531/11 по делу № А07-18923/2010 (определение ВАС РФ от 02.12.2011 № ВАС-15006/11) суд установил, что общество не представило первичные бухгалтерские документы по причине их правомерного уничтожения. У налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. 7 ст. 166 НК РФ в целях определения налогового вычета, которое возможно только при наличии конкретных ­документов (ст. 171, 172 НК РФ).

Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат (постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1255-09 по делу № А40-32554/08-129-101).

Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.06.2000 № ­А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02).

Условие проведения проверки

Хотелось бы обратить внимание еще на один важный момент. В Перечне Минкультуры РФ для некоторых документов срок хранения начинает отсчитываться «при условии проведения проверки (ревизии)». Например, без проверки нельзя уничтожить первичные документы (ст. 362 Перечня).

В данном случае речь идет о налоговых проверках. О них сказано в ст. 87 НК РФ. По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки (порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ). При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете: производит доначисление ­налогов, ­оплачивает пени и штрафы и т.д.

Кроме того, камеральная проверка будет проводиться в случае подачи налогоплательщиком уточненной декларации за более ранние, чем ­истекшие три года, налоговые периоды.

Но, как известно, срок исковой давности составляет три года (п. 1 ст. 113 НК РФ). Налоговые органы могут предъявить претензии и выставить санкции в пределах этого срока. При выявлении нарушений за более ­ранние периоды с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы.

В то же время НК РФ не требует уничтожения документов, финансовое ведомство указывает, что уничтожение документов с истекшим сроком хранения – это право налогоплательщика. А проверка налоговых ­органов может вообще не произойти.

Как поступать организации? Во-первых, из приведенных выше судебных решений видно, что в случаях, когда налогоплательщик не смог предоставить документы с истекшим сроком хранения по требованию проверяющих органов по причине их уничтожения, суды принимали сторону налогоплательщика. Конечно, в этих ситуациях последний должен грамотно провести саму процедуру уничтожения (правильно ее документировать). В случае затребования правомерно уничтоженных ­документов это становится принципиально.

Во-вторых, за нарушение сроков хранения документов, установленных в Перечне Минкультуры РФ, налоговая инспекция оштрафовать не может.

Получается, что если бухгалтерские / налоговые документы уничтожены по причине истечения их сроков хранения, то санкции от налоговых органов организации не грозят, даже если эти документы не проходили налоговую проверку. Ведь, как мы помним, даже стандартные сроки хранения для документов бухгалтерского и налогового учета (пять лет и четыре года) длиннее, чем срок исковой давности (три года), не говоря уже о других ­особенностях и исключениях, когда стандартные сроки ­хранения увеличиваются.

Ответственность

Хотелось бы обратить внимание читателей на санкции, которые могут быть применены к налогоплательщику при отсутствии у него первичных документов. Рассмотрим самые распространенные.

Если первичные документы уничтожены после установленного срока хранения – хорошо, можете спать спокойно. Но порой при расчете срока руководствуются общими правилами (прописанными в Законе № ­209-ФЗ, НК РФ и Перечне Минкультуры РФ) и забывают о специальных «оговорках», таким образом уничтожая документы, которые еще должны были хранить. И вот в этом случае чаще всего и возникают проблемы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет ­применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

  • если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 – уведомлениям о контролируемых сделках);
  • если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы или представит их с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок / выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 ­отказано в ­передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть ­оштрафована в ­размере (ст. 120 НК РФ):

  • 10 000 руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. – если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налоговой базы, то на компанию будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы ­налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может, поэтому организацию смогут наказать либо по ст. 126 НК РФ, либо по ст. 120 НК РФ. Суммировать эти штрафы не ­будут.

Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов, фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных ­документов не подпадает.

Но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения (п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, ­утвержденное ­постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Перечень документов ООО, за утрату которых может применяться статья 13.25 КоАП РФ, немного другой. Он приведен в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Примечательно, что среди прочего там сказано, что ООО обязано хранить «иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Очевидно, сюда подпадает и бухгалтерская отчетность.

Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ составляют:

  • от 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
  • от 200 000 до 300 000 руб. – для юридических лиц.

Применение данной статьи маловероятно в ситуации отсутствия первичных документов, хотя совсем исключить такую возможность нельзя.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, то на винов­ных должностных лиц будут возложены санкции в размере от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Если по НК РФ (ст. 120 и 126) наказывают юридических лиц, то за то же правонарушение виновное должностное лицо могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ, но только один раз (согласно ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ дважды за одно и то же административное правонарушение никто не ­может нести административную ответственность).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень ­Минкультуры РФ). Вернуться назад

В Госдуму внесен законопроект № 623267-6, который предлагает сократить этот срок до 20 лет. Вернуться назад

Сроки хранения документов

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), в том числе перечнями:

  • типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558, далее — перечень № 558);
  • типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.07 № 1182, далее — перечень 1182);
  • типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР от 15.08.88).

В число указанных нормативных правовых актов входит и Положение о порядке и сроках хранения документов ак-ционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.03 № 03-33/пс, далее — положение № 03-33/пс).

Общие сроки

Бухгалтерским и налоговым законодательством РФ, а также законодательством РФ о страховых взносах установлены общие сроки хранения документов. Их несоблюдение может как привести к штрафным санкциям, которые установлены КоАП РФ, так и поспособствовать наложению штрафа за нарушения налогового законодательства и законодательства о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

Сроки хранения документов, используемых при ведении бухгалтерского учёта, установлены пунктами 1 и 2 статьи 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», вступившего в силу с начала текущего года.

Так, документы учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с органи-зацией и ведением бухгалтерского учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных до-кументов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться данным субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз.

В подразделе 4.1 «Бухгалтерский учёт и отчётность» перечня № 558 приведено 113 позиций документов (с 351 по 463) с указанием сроков их хранения. Им, в частности, установлены следующие сроки хранения:

  • бухгалтерская (финансовая) отчётность годовая должна храниться постоянно, квартальная — пять лет, месячная — один год (поз. 351);
  • регистры бухгалтерского учёта, первичные учётные документы и приложения к ним — пять лет (поз. 361, 362);
  • договоры по залогу имущества организации — 10 лет после истечения срока действия договора (поз. 451);
  • оперативные отчёты по счетам в иностранной валюте за границей — 10 лет после закрытия счёта (поз. 374);
  • реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки, счета работников — 75 лет (поз. 397, 413). Сроки хранения документов, приведённые в перечне № 558, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 раздела I «Общие положения» перечня № 558).

Пример 1

В июне 2013 года организацией получено положительное судебное решение по имущественному иску к контрагенту.

Документы о порядке востребования имущества хранятся 15 лет после вынесения окончательного судебного решения (поз. 426 перечня № 558). Отсчёт срока начинается с 1 января 2014 года. Соответственно, судебное решение организации надлежит хранить до 31 декабря 2028 года.

В перечне № 558 имеется ещё и подраздел 4.2 «Статистический учёт и отчётность», в котором приведено 17 позиций документов (с 464 по 480).

Сроки хранения кадровых документов, связанных с приёмом, перемещением (переводом), увольнением работников, указаны в подразделе 8.1 перечня № 558 (поз. 648-695). Так, личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учёту кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителей организации хранятся постоянно, личные дела работников — 75 лет (поз. 656). Те же 75 лет должны храниться книги учёта (поз. 695):

  • приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
  • личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);
  • выдачи (учёта движения) трудовых книжек и вкладышей к ним. Командировочные удостоверения надлежит хранить 5 лет (поз. 668).

Пример 2

Сотрудник уволился 31 июля 2013 года. Личные карточки хранятся 75 лет (поз. 658 перечня № 558). Отсчёт срока начинается с 1 января 2014 года. Карточку, соответственно, надлежит хранить до 31 декабря 2088 года.

В подразделе 13.3 «Эксплуатация и модернизация АС, АбнД и БД» перечня № 1182 приводятся сроки хранения до-кументов, связанных с электронным документооборотом. Договор между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа ЭЦП должен храниться 10 лет (поз. 1959), акт сдачи в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП хранится постоянно (поз. 1969).

В разделе II положения № 03-33/пс приводятся сроки хранения документов акционерных обществ. Так, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров, заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества хранятся постоянно.

Среди обязанностей налогоплательщиков, перечисленных в пункте 1 статьи 23 НК РФ, законодатель указал и обеспечение сохранности в течение четырёх лет данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

По общему правилу течение налоговых сроков, установленных в годах, начинается на следующий день после ка-лендарной даты (наступления события), которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ). Минфин России в письме от 30.03.12 № 03-11-11/104 уточнил, что течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчётности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведённых расходов.

Указанный срок хранения, четыре года, установлен абзацем 4 подпункта 1 пункта 19 статьи 1 Федерального закона от 09.07.99 № 154-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации». Первоначальной же редакцией первой части НК РФ налогоплательщику вменялась обязанность по хранению указанных документов в течение трёх лет.

На необходимость обеспечения сохранности индивидуальным предпринимателем в течение четырёх лет первичных учётных документов, книги учёта доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, указано и в пункте 48 Порядка учёта доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. совместным приказом Минфина России и МНС России от 13.08.02 № 86н/БГ-3-04/ 430). Финансисты при этом разъяснили, что физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, должно обеспечивать сохранность первичных учётных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырёх лет независимо от прекращения статуса индивидуального предпринимателя (письмо Минфина России от 11.05.12 № 03-02-08/45).

Налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов по исчислению, удержанию и перечислению налогов в тот же четырёхлетний срок (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Документы, связанные с исчислением и уплатой НДС:

  • журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость;
  • книга продаж, применяемая при расчётах по налогу на добавленную стоимость;
  • книга покупок, применяемая при расчётах по налогу на добавленную стоимость;
  • дополнительные листы к книге продаж и к книге покупок

(приведены соответственно в разделах I приложений № 3, 4, 5 и в разделах III приложений № 4 и 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137), — хранятся в течение не менее четырёх лет с даты последней записи (абз. 5 п. 13 Правил ведения журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость, абз. 4 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчётах по налогу на добавленную стоимость, приведены в разделах II приложений № 3, 4, 5 к постановлению Правительства РФ № 1137).

В течение этого же срока необходимо хранить не регистрируемые в журнале учёта полученных и выставленных счетов-фактур документы, перечень которых приведён в пункте 15 правил ведения журнала.

Ранее же действовавшие Правила ведения журналов учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчётах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914) обязывали налогоплательщиков сохранять указанные документы в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. 15 и 27 правил). Как видим, в следующем своём постановлении по вопросам учёта счетов-фактур, ведения журнала их учёта, книг продаж и покупок Правительство РФ, устанавливая сроки хранения документов, исходило из сроков, прописанных в первой части НК РФ.

Плательщики страховых взносов в государственные внебюджетные фонды должны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (подп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Перечень же № 558 предлагает хранить годовые расчётные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования постоянно (поз. 390).

Порядок исчисления сроков по страховым взносам установлен статьёй 4 закона № 212-ФЗ. И он идентичен порядку, применяемому в налогообложении.

Первичные учётные документы, бухгалтерские и налоговые регистры необходимы проверяющим для целей контроля за соблюдением:

  • налогоплательщиками (плательщиками сбора, налоговыми агентами) — законодательства РФ о налогах и сборах;
  • страхователями — законодательства РФ о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.

И требуют они их обычно при проведении выездных проверок. Иной раз проверяющие могут потребовать отдельные документы и при проведении камеральных проверок. За непредставление в установленный срок в налоговые органы документов или иных сведений на налогоплательщика могут быть наложены штрафные санкции в соответствии со статьёй 126 НК РФ (письмо Минфина России от 11.08.11 № 03-02-07/1-288). Штраф составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ. Президиум ВАС РФ в постановлении от 08.04.08 № 15333/07 указал, что налогоплательщик не может быть привлечён к ответственности, если число не представленных им документов достоверно не определено налоговым органом. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия у налогоплательщика хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо.

Отказ или непредставление в установленный срок плательщиком страховых взносов в территориальные отделения ПФР и ФСС России документов (копий документов), необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, влечёт взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 48 закона № 212-ФЗ).

Напомним, что в рамках выездной проверки как налоговики, так и страховщики могут проверить период, не превышающий трёх календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о её проведении (п. 4 ст. 89 НК РФ, п. 9 ст. 35 закона № 12-ФЗ).

Особые моменты начала отсчёта срока хранения

На практике у организаций нередко в части налогообложения возникает необходимость хранения документов за пределами общего срока, установленного законодательством. Но это связано с тем, что момент начала отсчёта полагающихся для хранения четырёх лет исчисляется не с окончанием периода, в котором первичный документ был оформлен и его данные использовались для составления налоговой отчётности, а с иным событием. В определённых случаях указанные события установлены правовыми нормами, иной же раз они вытекают из правоприменительной практики.

Налогоплательщики, понёсшие убыток, исчисленный в соответствии с главой 25 НК РФ, в предыдущем налоговом периоде или в предыдущих налоговых периодах, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на всю сумму полученного ими убытка или её часть (перенести убыток на будущее). Срок переноса убытка на будущее не должен превышать 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 283 НК РФ). Следовательно, организация вправе уменьшать налоговую базу на сумму полученного убытка только в течение десяти лет после убыточного года.

Напомним, что убытком в налоговом учёте признаётся отрицательная разница между доходами, определяемыми в соответствии с главой 25 НК РФ, и расходами, учитываемыми в целях налогообложения в порядке, предусмотренном главой 25 НК РФ (п. 8 ст. 274 НК РФ).

При переносе убытков на будущее налогоплательщик в силу пункта 4 статьи 283 НК РФ обязан хранить документы, подтверждающие объём понесённого убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Налоговым законодательством не разъяснено, какие именно документы подтверждают объём убытка.

Финансисты в своё время разъяснили, что к таким документам относится вся первичная документация, которая подтверждает полученный финансовый результат (письмо Минфина России от 03.04.07 № 03-03-06/1/206).

Президиум ВАС РФ в постановлении от 24.07.12 № 3546/12 подчеркнул, что убыток представляет собой финансовый результат хозяйственной деятельности организации, на размер которого влияет сумма произведённых в налоговом периоде расходов, которые учитываются при определении налогооблагаемой прибыли при условии соответствия их требованиям, перечисленным в статье 252 НК РФ. Расходы должны быть обоснованными и документально подтверждёнными, произведёнными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок документального оформления затрат предполагает обязательное оформление всех хозяйственных операций, проводимых организацией, оправдательными документами, которые служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский и налоговый учёт.

В случае отражения в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учёта и иных аналитических документов порядок, установленный пунктом 4 статьи 283 НК РФ, по мнению высших судей, не соблюдается.

Поскольку возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер и на налогоплательщика возложена обязанность доказать их правомерность и обоснованность, при отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учётные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка, налогоплательщик несёт риск неблагоприятных налоговых последствий.

Обязанность по сохранению рассматриваемых документов в течение всего срока списания убытков с налогоплательщика не прекращается даже в том случае, если за период, в котором понесены убытки, или периоды, в которых он учитывался, фискалами проведены налоговые проверки (письма Минфина России от 25.05.12 № 03-03-06/1/278, от 23.04.09 № 03-03-06/1/276). Финансисты при этом в обоих случаях подчёркивали, что списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

И некоторые арбитражные суды приходят к такой же позиции (постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.09.12 № А56-70108/ 2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.06.10 № А33-12338/2009 (определением ВАС РФ от 20.09.10 № ВАС-9926/10 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 24.08.12 № А20-3689/2011 указано, что при отсутствии надлежащих документов налогоплательщик утрачивает право воспользоваться положениями статьи 283 НК РФ, так как соответствующие затраты не будут удовлетворять критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ (определением ВАС РФ от 13.11.12 № ВАС-14298/12 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Судьи же ФАС Поволжского округа уточнили, что акт выездной налоговой проверки не является документом, подтверждающим правомерность учёта убытков (постановление ФАС Поволжского округа от 25.01.12 № А12-5807/2011).

Правом переноса убытков на будущее могут воспользоваться в том числе и налогоплательщики — правопреемники реорганизованных организаций, которые прекратили свою деятельность. Они вправе в порядке правопреемства уменьшать налоговую базу на сумму убытков, полученных реорганизуемыми организациями до момента реорганизации (п. 5 ст. 283 НК РФ, письма Минфина России от 02.05.12 № 03-03-06/1/215, от 26.06.08 № 03-03-06/ 1/368). Перенести сумму убытков на будущее правопреемник вправе только на основании первичных документов, подтверждающих величину убытков за убыточный год. Президиум ВАС РФ в упомянутом постановлении № 3546/12 указал, что в отсутствие первичных учётных документов реорганизованной организации, подтверждающих размер понесённого ею убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты данного юридического лица не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном предприятием размере.

Как видим, при переносе убытка на будущее необходимо наличие первичных учётных документов, подтверждающих его образование. Такие первичные документы налогоплательщик должен хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на их суммы. И только с завершением налогового периода, в котором убыток окончательно перенесён на будущее, начинается отсчёт общих четырёх лет, установленных для хранения документов частью первой НК РФ.

Аналогичные положения по хранению документов, подтверждающих объём понесённого убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка, установлены для плательщиков:

  • УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ),
  • ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);
  • НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Следовательно, плательщики указанных налогов должны хранить первичные учётные документы, подтверждающие его образование и перенос на будущее, в течение всего срока, когда они уменьшают облагаемую базу по соответствующему налогу текущего налогового периода на их суммы, и ещё четырёх лет, исходя из общего срока их хранения.

Для хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизационных отчислений, установлен общий срок четыре года. Сумма амортизации определяется исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества, способа её начисления и срока полезного использования, установленного согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1).

Следовательно, первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчётности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому их срок хранения с учётом требований статьи 252 НК РФ, по мнению финансистов, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учёте (письмо Минфина России от 26.04.11 № 03-03-06/1/270).

Первоначальная стоимость основных средств, как известно, определяется на основании первичных учётных документов, подтверждающих сумму расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором объект пригоден для использования (п. 1 ст. 257 НК РФ). И она указывается в акте приёма-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), акте о приёме-передаче здания (сооружения), акте приёма-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7).

Пример 3

Организация в июле 2013 года ввела в эксплуатацию сервер, первоначальная стоимость которого в налоговом учёте — 48 680 руб. Налогоплательщиком в налоговом учёте используется линейный способ начисления амортизации по амортизируемому имуществу.

Средства вычислительной техники по классификации основных средств отнесены ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования свыше двух до трёх лет включительно. При вводе сервера в эксплуатацию организацией установлен срок полезного использования 25 месяцев.

Последним месяцем начисления амортизации по серверу будет август 2015 года. Исходя из этого четырёхлетний срок хранения первичных документов, подтверждающих его первоначальную стоимость, начнёт течь с января 2016 года и окончится в декабре 2019 года.

Выше приводилось, что упомянутый перечень № 558 обязывает хранить документы об определении амортизации основных средств постоянно.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Законодателем при учёте расходов на указанное обучение установлено ограничение: если трудовой договор между указанным физическим лицом и налогоплательщиком был прекращён до истечения одного года с даты начала действия договора обучения, налогоплательщик обязан включить во внереализационные доходы отчётного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму платы за обучение, профессиональную подготовку или переподготовку соответствующего физического лица, учтённую ранее при исчислении налоговой базы (абз. 1 подп. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Выполнение контроля за данным ограничением повлекло за собой необходимость установления специального срока для хранения документов, подтверждающих расходы налогоплательщика на обучение работника по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку. Он установлен на весь срок действия такого договора обучения и одного года работы данного физического лица, но не менее четырёх лет (абз. 2 подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Для признания же в целях налогообложения прибыли расходов на обучение документальным подтверждением могут служить:

  • договоры на обучение с организацией, имеющей соответствующую лицензию на образовательные услуги;
  • копия лицензии (копия лицензии не понадобится, если в договоре на обучение имеется на неё ссылка);
  • приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;
  • акт на оказанные услуги, в котором есть ссылка на договор, а также указаны Ф. И. О. лица, прошедшего обучение, наименование курса, место и время проведения обучения;
  • документ, выданный слушателю курсов или образовательной программы (диплом, удостоверение о повышении квалификации, сертификат и т. п.).

Расходы на рекламу производимых (приобретённых) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика в силу подпункта 28 пункта 1 статьи 264 включаются в прочие его расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Учитываются они в соответствии с положениями пункта 4 статьи 264 НК РФ.

Федеральным законом от 13.03.06 № 38-ФЗ «О рекламе» установлен срок хранения рекламных материалов или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоров о производстве, размещении и распространении рекламы. Указанные документы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров (ст. 12 закона № 206-ФЗ). Рекламные материалы хранятся преимущественно в виде подлинников, хотя возможно сохранять и их копии.

Данный годичный срок установлен для целей государственного контроля, осуществляемого территориальными органами ФАС России (п. 1 ст. 33 закона № 206-ФЗ, п. 3 Положения о государственном надзоре в области рекламы, п. 1 Положения о Федеральной антимонопольной службе, утв. соответственно постановлениями Правительства РФ от 20.12.12 № 1346 и от 30.06.04 № 331).

Статьёй 12 закона № 206-ФЗ допускается также возможность существования иных сроков хранения документов, если они предусмотрены иными федеральными законами. В первую очередь это приведённые выше нормы пункта 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ и подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Следовательно, указанный в статье 12 закона № 206-ФЗ срок хранения рекламных материалов, их копий и договоров на производство, размещение и распространение рекламы (один год) не должен быть определяющим для организаций — заказчиков рекламы в целях бухгалтерского учёта и налогообложения. Ведь перечисленные в законе № 206-ФЗ документы будут являться одним из оснований для признания расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). А таковые подлежат хранению не менее четырёх лет.

Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ).

Данное требование к хранению документов связано с тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения с учётом положений статьи 87 НК РФ начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ).

Как видим, приведённые в пункте 2 статьи 346.42 НК РФ сроки хранения документов являются обеспечительной мерой реализации положения пункта 1 этой статьи, которым снимается ограничение периода, охватываемого выездной налоговой проверкой при выполнении соглашений. При отсутствии обязанности хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, более четырёх лет теряла бы смысл норма, допускающая проведение выездной налоговой проверки за период более трёх календарных лет, предшествовавших году её проведения.

Дебиторскую задолженность можно списать в прочие расходы в бухгалтерском учёте и уменьшить на её величину налогооблагаемую прибыль, в частности при истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, подп 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ, абз. 2 ст. 77 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Общий срок исковой давности, после которого необходимо списать задолженность, составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Для некоторых обязательств ГК РФ установлены специальные сроки исковой давности, которые могут быть и короче, и длиннее общего срока (трёх лет) (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

В частности, установлен специальный сокращённый срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, который равен одному году с момента, определяемого в соответствии с транспортными уставами и кодексами (п. 3 ст. 797 ГК РФ). Срок исковой давности предъявляемых требований в связи с ненадлежащим качеством работы, выполненной по договору подряда, составляет также один год (п. 1 ст. 725 ГК РФ).

Срок исковой давности (как общий, так и специальный) может прерываться, причём неограниченное число раз. Если должник письменно признает долг, то срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ). Так, при подписании должником акта сверки, получении от должника гарантийного письма, в котором он признаёт свою задолженность, при частичной оплате задолженности, при подаче заявления о зачёте взаимных требований, при предъявлении иска о взыскании долга в установленном порядке срок исковой давности начинает течь заново (п. 15, 20 совместного постановления Пленума ВС РФ от 12.11.01 № 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.01 № 18, письма Минфина России от 19.07.11 № 03-03-06/1/426, ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955).

Для признания долга безнадёжным, как было сказано выше, достаточно истечения срока исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ; письма Минфина России от 04.03.13 № 03-03-06/1/6313, от 18.05.12 № 03-03-06/1/250; определения ВАС РФ от 06.05.08 № 4786/08, от 06.03.08 № 2883/08). Дебиторскую задолженность, по которой истёк срок исковой давности, надлежит учесть во внереализационных расходах либо списать за счёт резерва сомнительных долгов, если организация создавала его в налоговом учёте. Списание долга должно происходить в периоде, когда истекает срок исковой давности.

В налоговом учёте документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечения срока её исковой давности, хранятся в общем порядке — не менее четырёх лет.

В бухгалтерском же учёте при списании долга в прочие расходы не происходит аннулирование задолженности. Данная задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью её взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 положения по ведению бухгалтерского учёта). Поэтому она учитывается на забалансовом счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Исходя из этого отсчёт положенных для хранения пяти лет для рассматриваемых документов начинается после истечения пяти лет с момента её списания.

Ответственность за нарушение срока хранения

Как видим, в соответствии с законодательством любая организация (независимо от формы собственности) обязана обеспечить хранение своих документов в течение установленных сроков.

Выше приводилось, что за непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС России документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения документов по различным участкам учёта, в частности:

  • нарушение порядка и сроков хранения учётных документов влечёт наложение на должностных лиц экономического субъекта административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ);
  • несоблюдение сроков хранения учётных и отчётных документов по валютным операциям влечёт наложение административного штрафа (п. 6 ст. 15.25 КоАП РФ):

— на юридических лиц — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

— на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.;

  • нарушение установленных сроков хранения учётных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля влечёт наложение административного штрафа (п. 2 ст. 14.20 КоАП РФ):

— на юридических лиц — в размере от 10 000 до 20 000 руб.;

— на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб.;

  • нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, влечёт наложение административного штрафа (ст. 19.31 КоАП РФ):

— на юридических лиц — в размере от 20 000 до 200 000 руб.;

— на должностных лиц — от 2000 до 10 000 руб.;

  • неисполнение акционерным обществом — профессиональным участником рынка ценных бумаг обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечёт наложение административного штрафа (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ):

— на юридических лиц — в размере от 200 000 до 300 000 руб.;

— на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.;

  • неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, влечёт наложение административного штрафа (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ):

— на юридических лиц — в размере от 200 000 до 300 000 руб.,

— на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.

ВАЖНО:

Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерской (финансовой) отчётности надлежит хранить в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года.

  • передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (поз. 353);
  • документы (протоколы, акты, расчёты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации (поз. 429);
  • договоры по лизингу имущества (поз. 449);
  • документы по залогу недвижимого имущества (поз. 451).

Четырёхлетний срок хранения первичных учётных документов, подтверждающих осуществлённые расходы по приобретению амортизируемого имущества, начинает течь с момента завершения начисления амортизации по такому имуществу.

Налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов по исчислению, удержанию и перечислению налогов в тот же четырёхлетний срок (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

В рамках выездной проверки как налоговики, так и страховщики могут проверить период, не превышающий трёх календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о её проведении.

Убытком в налоговом учёте признаётся отрицательная разница между доходами, определяемыми в соответствии с главой 25 НК РФ, и расходами, учитываемыми в целях налогообложения в порядке, предусмотренном главой 25 НК РФ (п. 8 ст. 274 НК РФ).

При переносе убытка на будущее необходимо наличие первичных учётных документов, подтверждающих его образование.

Федеральным законом от 13.03.06 № 38-ФЗ «О рекламе» установлен срок хранения рекламных материалов или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоров о производстве, размещении и распространении рекламы. Указанные документы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров (ст. 12 закона № 206-ФЗ). Рекламные материалы хранятся преимущественно в виде подлинников, хотя возможно сохранять и их копии.

Установлен специальный сокращённый срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, который равен одному году с момента, определяемого в соответствии с транспортными уставами и кодексами (п. 3 ст. 797 ГК РФ). Срок исковой давности предъявляемых требований в связи с ненадлежащим качеством работы, выполненной по договору подряда, составляет также один год (п. 1 ст. 725 ГК РФ).

За непредставление в установленный срок в налоговые органы и территориальные отделения ПФР и ФСС России документов или иных сведений, необходимых для контроля, налогоплательщик-страхователь может быть оштрафован на 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Это интересно:

  • Закон об адвокатской деятельности и об адвокатуре рф Федеральный закон от 31 мая 2002 г. N 63-ФЗ "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 31 мая 2002 г. N 63-ФЗ"Об адвокатской деятельности и адвокатуре в […]
  • Как оформить временное проживание в казахстане Как получить вид на жительство в Казахстане? Документ, подтверждающий право иностранца на постоянное проживание в РК - это вид на жительство. Для получения вида на жительство необходимо получить разрешение на постоянное […]
  • Военный комиссариат гНовочебоксарска Постановление главы администрации г. Новочебоксарска ЧР от 05.09.2005 N 293А (ред. от 20.11.2006) “О составе антитеррористической комиссии города Новочебоксарск Чувашской Республики“ Утратил силу в связи с изданием Постановления […]
  • Изменения в ук рф ст 160 Статья 160 УК РФ. Присвоение или растрата 1. Присвоение или растрата, то есть хищение чужого имущества, вверенного виновному, - наказываются штрафом в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы или иного […]
  • Продажа подержанных автомобилей во владимире Автомобили с пробегом в салоне PROБЕГ Если вы решили купить авто машину с пробегом, но не доверяете частным объявлениям и боитесь быть обманутым? Возможно, Вам некогда изучать рынок подержанных машин? Автосалон “PROБЕГ” готов […]
  • Бесплатный юрист по семейным делам Бесплатный юрист в Тюмени В таком случае позвоните в юридическую компанию ООО «ДАРА» по тел.: 89224798454. Наши специалисты в Тюмени подскажут, как правильно поступить в Вашей ситуации! Наработанные профессиональные знания, а […]
  • Лишение водительского удостоверения по суду Правила лишения и возврата водительских прав Нет, решение о лишении прав принимает суд. Решение вступает в силу через 10 дней после судебного заседания. В течении 3 дней после вступления в силу решения суда. Следует заявить об […]
  • Уфмс западного округа москвы вид на жительство Отдел УФМС по Москве в Западном административном округе (ЗАО) График работы по приему населения Отделение по вопросам оформления гражданства Российской федерации, разрешений на временное проживание и видов на жительство Адрес: […]